«

»

Dokumentacja ISO 9001 – układ piramidy

piramida dokumentacji ISO 245x300

Hierarchia dokumentacji w ISO 9001

Hierarchię dokumentów systemu zarządzania ISO 9001 można przedstawić w postaci piramidy, złożonej z 4 poziomów.

POZIOM A:

- należą do niego:

Księga Jakościpolityka jakości oraz cele jakości

- Księga Jakości to swoisty przewodnik po systemie oraz dokumentacji.
Do tego poziomu należy również opis wzajemnych powiązań pomiędzy procesami i ewentualnie same opisy procesów.
Kliknij, aby dowiedzieć się czym są polityka jakości i cele jakości.

Poziom B:

Procedury, czyli sposoby realizacji poszczególnych działań.

Poziom C:

Instrukcje, czyli szczegółowe opisy wykonywania i zapisywania zadań.

Poziom D:

Tutaj znajdują się wszelkiego rodzaju formularze i różnego rodzaju zapisy.
Zapisy – czyli potwierdzenia (dowody) na wykonanie jakiegoś działania.

 

RÓŻNICE POMIĘDZY DOKUMENTAMI 4 POZIOMÓW

KSIĘGA JAKOŚCI – przeważnie jest tylko przewodnikiem po systemie oraz całej przyjętej w firmie, dokumentacji.
Pozwala zorientować się w budowie systemu zarządzania, przytacza politykę jakości, pokazuje wzajemne powiązania procesów i odsyła do innych dokumentów szczegółowych: procedur i instrukcji.

W mniejszych firmach – gdzie dokumentów nie jest dużo – Księga jakości zawiera w sobie całość dokumentów. Procedury po prostu są kolejnymi rozdziałami Księgi i wszystko znajduje się „w jednym miejscu”.
Przy dużej liczbie dokumentów (najczęściej w dużych firmach lub w systemach zarządzania o dużym skomplikowaniu) takie rozwiązanie nie byłoby praktyczne. Trudno wyobrazić sobie takie wydanie Księgi jakości, które ma np. 450 stron icon smile . Praktyczniej jest poruszać się jednak po mniej obszernych dokumentach, a do pozostałych dotrzeć poprzez odnośniki.

 

Co do sposobu ukazania przebiegu procesów -najlepiej, gdy poszczególne procesy są udokumentowane przez tzw. OPISY PROCESÓW.

Opisy procesów to ukazanie:
- jakie dane wejściowe są konieczne do realizacji procesu,
- jaka sekwencja zdarzeń ma w nim miejsce
- co jest na wyjściu z tego procesu.

Dobrze, gdy jednocześnie mamy w opisie informację, kto ma główną odpowiedzialność za proces i jak mierzymy jego skuteczność.

 

PROCEDURY
Procedury to określony sposób realizacji działań lub procesów.
UWAGA: Ta sama procedura może być realizowana w kilku procesach: np. procedura zakupów może być realizowana np. w procesie zaopatrzenia i procesie magazynowania.

 

Podstawową różnicą pomiędzy opisem procesu a procedurą jest taka, że:
- procesem można zarządzać
a
- procedurę trzeba wykonać.

 

Zarządzać procesem, to znaczy:
- planować jego przebieg,
- kontrolować jego wykonanie
- i reagować na wyniki tej kontroli.

W procedurze nie ma miejsca na tą swobodę, którą daje zarządzanie procesem: procedurę trzeba po prostu zrealizować.

 

INSTRUKCJA
Instrukcja od procedury różni się tym, że zawiera parametry przyjęcia np. mówi o żądanej temperaturze, wymiarach i tolerancji które należy uzyskać, koniecznych szczegółowych czynnościach itp.
Jest więc bardziej uszczegółowiona, niż procedura.

W praktyce nie ma jednak ostrej granicy pomiędzy procedurą i instrukcją.

 

ZAPISY
Zapisy są podstawą piramidy dokumentacji ISO 9001 – bez zapisów (to jest dowodów) nie ma możliwości zweryfikowania, czy coś jest realizowane tak jak było zaplanowane.

 

Możliwe powiązania pomiędzy dokumentami można pokazać również w takiej formie:

zaleznosci

 

Jest pewna istotna różnica pomiędzy DOKUMENTEM a ZAPISEM.

Na czym ona polega w rozumieniu ISO?

DOKUMENT – to informacja i jej nośnik.
Na przykład dokumentem jest procedura: zawiera informację o sposobie wykonania jakiejś czynności. Jest utrwalona na papierze, nośniku elektronicznym lub w innej formie.
Dokumentami są wszelkiego rodzaju instrukcje, regulaminy, przepisy, normy, opisy itp.

Generalnie więc nie ma większych trudności ze zrozumieniem, czym jest dokument.

Ale UWAGA….

Specyficznym rodzajem dokumentu jest ZAPIS.

ZAPIS – to potwierdzenie wykonania jakiejś czynności.

Jeśli wykonałeś pomiar grubości jakiegoś pręta i to utrwaliłeś – to jest właśnie zapis.
Wszelkiego rodzaju formularze, które są wypełniane – to są właśnie zapisy.

 

ZapisPUSTY FORMULARZ = DOKUMENT
WYPEŁNIONY FORMULARZ = ZAPIS = DOKUMENT
NIE KAŻDY DOKUMENT ≠ ZAPIS          →   BO         ZAPIS ≠ PROCEDURA

 

Wszystkie zapisy są dokumentami. Bo niosą jakąś informację na jakimś nośniku.
Ale odwrotnie (tj. że dokument jest zapisem) – to już NIE koniecznie.

No bo NIE każdy dokument jest potwierdzeniem wykonania czegoś, np. sama procedura nie jest dowodem na jej zrealizowanie.
Dowodem jest dopiero ZAPIS z jej wykonania, np. zapis w formularzu, który ta procedura przewiduje.

ISO 9001 wymaga stworzenia procedury nadzoru zarówno nad dokumentami (pkt. 4.2.3), jak i nad zapisami (pkt. 4.2.4).

 

 

Komentarze:

Podobało się? Podziel się ze znajomymi:
  • services sprite
  • services sprite
  • sledzik
  • gadu gadulive

O autorze

Robert Rakowiec

Audytor wiodący systemów zarządzania: jakością, środowiskowego i bhp. Przeprowadził liczne audyty certyfikacyjne oraz w nadzorze z ramienia jednej z wiodących jednostek certyfikacyjnych na rynku polskim. Zajmuje się szkoleniami i doradztwem gospodarczym, ze szczególnym uwzględnieniem systemów zarządzania jakością. Wdrożył wymagania norm ISO 9001, ISO 14001, ISO 13485,PN-N-18001 w kilkunastu organizacjach; w tym w firmach produkcyjnych, usługowych oraz urzędach administracji publicznej. Absolwent Politechniki Gdańskiej Wydziału Zarządzania i Ekonomii.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie będzie publikowany.

Current ye@r *

  • RSS