«

Księga Jakości

Księga jakości – to obowiązkowy dokument wymagany punktem 4.2.2 normy ISO 9001.

To właśnie w tym dokumencie powinien być opisany system zarządzania jakością jako całość.  KSIĘGA JAKOŚCI – to swoisty przewodnik po systemie.

Co powinna zawierać KSIĘGA JAKOŚCI?

Istnieje wiele różnych możliwości komponowania zawartości KSIĘGI JAKOŚCI.
W zamyśle normy ma ona głównie pokazywać zorientowanie organizacji na procesy.

Dobrze jest (choć nie ma takiego obowiązku), żeby KSIĘGA JAKOŚCI odpowiadała układowi samej normy (czyli jej rozdziałom – od 4-tego do 8-go).

Spowoduje to, że KSIĘGA JAKOŚCI zostanie  ukierunkowana na rozpoznanie procesów w taki sposób, jaki widzi to norma, czyli:

– procesy zarządzania
– procesy związane z pracownikami
– procesy związane z infrastrukturą
– procesy związane z klientami
– procesy powstawania wyrobów/świadczenia usługi
– procesy wspierające i doskonalące- procesy nadzorowania

Doświadczenie uczy, że każde przedsiębiorstwo MUSI SAMO DLA SIEBIE zdefiniować procesy. I nie muszą one być wcale uwidocznione tak, jak to wymieniono powyżej.

Pamiętaj: norma mówi CO trzeba zrobić {„zidentyfikować procesy”} – nie mówi JAK.

KSIĘGA JAKOŚCI MUSI zawierać co najmniej:

1) zakres systemu zarządzania jakością, łącznie ze szczegółami dotyczącymi wszelkich wyłączeń i ich uzasadnieniem
2) udokumentowane procedury ustanowione dla systemu zarządzania jakością lub powołanie się na nie
3) opis wzajemnego oddziaływania między procesami systemu zarządzania jakością

Omówmy po kolei te wymagania:

KSIĘGA JAKOŚCI MUSI zawierać co najmniej:

1) zakres systemu zarządzania jakością, łącznie ze szczegółami dotyczącymi wszelkich wyłączeń i ich uzasadnieniem

2) …
3) …

Zakres systemu – to obszar działalności organizacji, w którym system zarządzania jakością obowiązuje.

NIE JEST regułą, że obejmuje on całą firmę i całą jej działalność.

To od decyzji samej organizacji zależy, jaki fragment swojej działalności chce objąć zakresem systemu.
Może nim objąć wszystkie swoje obszary produkcji/świadczenia usługi lub tylko wybrane fragmenty.

Jeśli więc np. prowadzisz produkcję pojemników na gwoździe i jednocześnie produkujesz guziki – to możesz objąć systemem jedną z tych produkcji, albo wszystkie.

Zakres systemu, na który się zdecydowałeś, MUSISZ zapisać w Księdze Jakości.

Pamiętaj, że obowiązują pewne ZASADY formułowania zakresu.

Powinien on jasno i precyzyjnie określać przedmiot działalności, który objęty jest systemem.

Firmy mają tendencję do takiego formułowania zakresu, aby był on jak najbardziej pojemny – na zasadzie: „nie wiem, co jeszcze będziemy robić w przyszłości, to lepiej teraz dać szeroki zakres”.

Nie jest  właściwe podejście.

Więc często widzę takie zakresy:
– „Produkcja konstrukcji stalowych”
– „Świadczenie usług dla ludności”
– „Działalność rozrywkowa”

lub wręcz wprost są przepisywane definicje z tabeli PKD /z definicji bardzo pojemne/.

Zakres systemu powinien być precyzyjny – a nie ogólny.

Zamiast ogólnego i tak naprawdę wieloznacznego:
„Produkcja konstrukcji stalowych”
– powinien być precyzyjny zakres np.
„Produkcja wież telekomunikacyjnych dla łączności telefonii komórkowej”.

Czyli jasno i precyzyjnie – a najlepiej z podaniem jeszcze odniesienia do jakiegoś dokumentu normatywnego.

A więc wzorcowo przykładowy zakres mógłby brzmieć:

„Produkcja wież telekomunikacyjnych zgodnych z normą DIN 13245:2003 dla łączności telefonii komórkowej”

OK., przyjrzyjmy się kolejnemu wymaganiu, tj. tak zwanym wyłączeniom z systemu.

Jak wiesz – norma ISO 9001 to pewne wymagania zawarte w rozdziałach od 4-tego do 8-go.

Generalnie powinieneś je spełniać wszystkie, ale …
masz pewną furtkę do tego, żeby ich jednak wszystkich NIE spełniać :-).

Kiedy to jest możliwe?

1. Po pierwsze: wyłączenie [tj. stwierdzenie, że dany wymóg jakiegoś punktu normy ISO 9001 Cię nie obowiązuje] może nastąpić TYLKO spośród wymagań rozdziału 7 normy.

Dla porządku przytaczam tytuły głównych podrozdziałów tego punktu:

7.Realizacja wyrobu
7.1 Planowanie realizacji wyrobu
7.2 Procesy związane z klientem
7.3 Projektowanie i rozwój
7.4 Zakupy
7.5 Produkcja i dostarczanie usługi
7.6 Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów

2. Po drugie: takie wyłączenia NIE MOŻE:

– wpływać na Twoją zdolność do dostarczania wyrobu, który spełnia wymagania klienta i wymagania mających zastosowanie przepisów, lub na Twoją odpowiedzialność z tym związaną.

Innymi słowy – NIE MOŻESZ stwierdzić, że Cię nie obowiązuje jakieś wymaganie [tj. nie będziesz stosował danego punktu normy] i to „zaniechanie stosowania” wpłynie na to, że Twój wyrób/usługa może NIE SPEŁNIAĆ wymagań klienta czy prawa.

Na przykład:

– nie możesz powiedzieć w firmie produkcyjnej, że nie obowiązuje Cię wymóg punktu 7.4 Zakupy. Przecież musisz jakoś oceniać, kwalifikować i kontrolować dostawy, z których powstaje Twój produkt. Takie stwierdzenie wyłączenia byłoby „martwe” – nie odzwierciedlające stanu rzeczywistej odpowiedzialności, która stoi przed Twoim wyrobem.

– ale jeśli jesteś np. doradcą zarządzania i „handlujesz” swoją czystą wiedzą i nie korzystasz z podwykonawców: to jestem w stanie sobie wyobrazić, że możesz takie wyłączenie dokonać.

OK – zadecydowałeś, że jakiś punkt rozdziału 7 Ciebie nie obowiązuje.

Musisz teraz jeszcze UZASADNIĆ, że RZECZYWIŚCIE nie wpływa to na wyrób/usługę.

Nie wystarczy napisać np. – „z systemu zarządzania jakością wyłączono wymaganie punktu 7.3″.

To za mało.

Musisz zapisać, dlaczego to jest możliwe, np. „z systemu zarządzania jakością wyłączono wymaganie punktu 7.3 z uwagi na fakt, że produkcja realizowana jest wyłącznie na podstawie dokumentacji technicznej dostarczonej przez Klienta i firma nie prowadzi, ani nie podzleca prac projektowych na produkowane wyroby.”

Przejdźmy do drugiego wymagania punktu 4.2.2 normy ISO 9001 odnośnie KSIĘGI JAKOŚCI tj.

KSIĘGA JAKOŚCI  MUSI zawierać co najmniej

1)…

2) udokumentowane procedury ustanowione dla systemu zarządzania jakością lub powołanie się na nie

3) ….

Wyjaśnienie tego wymagania jest proste:

KSIĘGA JAKOŚCI będzie ALBO sama w sobie zawierać gotowe procedury, ALBO tylko je wymieni i odeśle do innych dokumentów.

Małe przedsiębiorstwa, które mają małą liczbę procedur, zawrą je w treści samej KSIĘGI JAKOŚCI.

W takich przypadkach całość dokumentacji będzie liczyła nie więcej niż 30-60 stron i nie ma potrzeby „rozrzucania” jej na rozdzielne procedury.

A gdy jeszcze pracowników nie jest dużo i odpowiadają za wiele czynności – to nawet dobrze, gdy mają wszystko pod ręką w jednym miejscu.

Co innego w dużych, skomplikowanych firmach. Tam całość dokumentacji może być liczona w setki stron. Wyobraź teraz sobie, że te wszystkie procedury są zbindowane w jednej KSIĘDZE JAKOŚCI :-).

Tu lepiej tylko przywołać z nazwy procedury, które obowiązują.

Dobrze już wiesz, że norma obowiązkowo wymaga 6 procedur.

No cóż, właściwie to półprawda…

Bo prócz tych obowiązkowych:

– nadzór nad dokumentami
– nadzór nad zapisami
– audity wewnętrzne
– nadzór nad wyrobem niezgodnym
– działania korygujące
– działania zapobiegawcze

norma wymaga wszelkich innych dokumentów „potrzebnych organizacji do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania jej procesów”.

A jakie to są dokumenty – musisz już zdecydować samodzielnie.

W praktyce często okazuje się, że niezbędne są również inne procedury, np. zakupów, szkoleń, produkcyjne itp.

Przejdźmy do trzeciego wymagania punktu 4.2.2 normy ISO 9001 odnośnie KSIĘGI JAKOŚCI tj.

KSIĘGA JAKOŚCI  MUSI zawierać co najmniej

1)…
2) …

3) opis wzajemnego oddziaływania między procesami systemu zarządzania jakością.

Wzajemne oddziaływanie pomiędzy procesami – co to może być?

W zrozumieniu tego problemu pomoże przybliżenie pojęcia PROCESU.

Otóż proces to:

– zestaw działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziaływujących, które przekształcają wejścia w wyjścia [za normą terminologiczną ISO 9000]

Kluczowym do zrozumienia podejścia procesowego jest uwaga zawarta w ISO 9000, że WEjścia do procesu są zazwyczaj WYjściami z innych procesów.

Na przykład: WYjściem z procesu zakupów są m.in. zakupione półprodukty, które {mimo że są wyjściem z jednego procesu} są jednocześnie WEjściem do procesu produkcji.

I te powiązania – czyli JAKIE dane wyjściowe z jednych procesów, są wejściami do INNYCH procesów – musimy ukazać w KSIĘDZE JAKOŚCI.

NIE MA JEDNEJ słusznej metody JAK to zrobić.

Częstym rozwiązaniem jest przyjęcie pewnego sposobu opisu każdego z zidentyfikowanych procesów. Opis ten pokazuje, jakie dane wchodzą do procesu, jak on przebiega i jakie dane z niego wychodzą. Jest to tzw. „Karta procesu”.

Inną metodą jest sporządzenie MAPY PROCESÓW. Tu również nie ma wzorca, chociaż podpowiedź znajdujemy w samej normie ISO 9001 w postaci modelu systemu zarządzania jakością, którego podstawą jest proces. Trzeba pamiętać, że to raczej tylko poglądowa podpowiedź, a nie gotowe rozwiązanie.

W podejściu procesowym chodzi o to, aby zapewnić bezproblemowy, pełny i na czas przepływ danych wejściowych i wyjściowych (w tym i informacji) pomiędzy zidentyfikowanymi procesami.

I to, w jaki sposób przebiega ten przepływ – musisz właśnie pokazać w KSIĘDZE JAKOŚCI.

Podobało się? Podziel się ze znajomymi:
  • services sprite
  • services sprite
  • sledzik
  • gadu gadulive

O autorze

Robert Rakowiec

Audytor wiodący systemów zarządzania: jakością, środowiskowego i bhp. Przeprowadził liczne audyty certyfikacyjne oraz w nadzorze z ramienia jednej z wiodących jednostek certyfikacyjnych na rynku polskim. Zajmuje się szkoleniami i doradztwem gospodarczym, ze szczególnym uwzględnieniem systemów zarządzania jakością. Wdrożył wymagania norm ISO 9001, ISO 14001, ISO 13485,PN-N-18001 w kilkunastu organizacjach; w tym w firmach produkcyjnych, usługowych oraz urzędach administracji publicznej. Absolwent Politechniki Gdańskiej Wydziału Zarządzania i Ekonomii.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie będzie publikowany.

Current ye@r *

  • RSS